Keberhasilan proyek tidak hanya bergantung pada kemampuan pengguna jasa dan kontraktor. Ada dukungan pendampingan konsultan hukum yang kompeten untuk memastikan pemenuhan seluruh kriteria penerimaan dalam kontrak.

Reflecting on Four Years of Legal Support in a Strategic Infrastructure Project. Foto: istimewa.

*Artikel ini merupakan tinjauan pascakegiatan (after action review) yang ditulis oleh Tim LDS & Partners, terkait pengembangan jeti (jetty) dan fasilitas produksi untuk ekspor semen di Tuban.

LDS & Partners percaya bahwa keberhasilan suatu proyek tidak hanya dipengaruhi oleh kemampuan pengguna jasa dan kontraktor dalam mengelola suatu proyek, tetapi juga dukungan pendampingan konsultan hukum yang kompeten untuk memastikan pemenuhan seluruh kriteria penerimaan dalam Kontrak. Oleh karena itu, kami, LDS & Partners merasa bersyukur dan bangga telah menjadi bagian dari perjalanan Proyek Pengembangan Dermaga dan Fasilitas Produksi untuk Ekspor di Tuban, Jawa Timur selama kurang lebih empat tahun, mulai dari tahap pengadaan hingga penyelesaiannya.

Proyek ini merupakan hasil kerja sama strategis antara PT Semen Indonesia (Persero) Tbk melalui anak usahanya, PT Solusi Bangun Indonesia Tbk, dan Taiheiyo Cement Corporation dari Jepang, yang dimulai pada 2021 di tengah pandemi Covid-19. Dalam proyek ini, LDS & Partners dipercaya PT Solusi Bangun Indonesia Tbk untuk memberikan pendampingan hukum sejak tahap pengadaan, pelaksanaan konstruksi, commissioning, trial operation hingga saat ini telah memasuki fase komersial melalui ekspor semen tipe V ke Amerika Serikat. Aspek penting pendampingan LDS & Partners dalam tahap awal proyek adalah membantu PT Solusi Bangun Indonesia Tbk dalam penyusunan dokumen pengadaan, yang terdiri atas persyaratan teknis yang tercantum dalam Employer’s Requirements, dan persyaratan kontrak yang menggunakan FIDIC Yellow Book 1999 sesuai permintaan stakeholders mengingat kompleksitas pekerjaan. Sehingga diperlukan pengaturan yang jelas dalam mengelola risiko serta pembagian tanggung jawab antara pihak-pihak dalam pelaksanaan pekerjaan, yaitu employer, engineer, dan kontraktor.

Selama lebih dari empat tahun keterlibatan LDS & Partners dalam mendampingi proyek tersebut, terdapat beberapa hal yang dapat dijadikan pelajaran penting (lesson learned) yang dapat menjadi referensi bagi employer, kontraktor, maupun konsultan yang terlibat dalam proyek infrastruktur berskala besar, antara lain:

1. Penyusunan Dokumen Kontrak Menjadi Landasan Pengelolaan Risiko Proyek

Salah satu pembelajaran utama dari proyek di Tuban adalah pentingnya penyusunan dokumen kontrak yang komprehensif dengan memastikan adanya keselarasan dan konsistensi antardokumen yang menjadi bagian dari Dokumen Pengadaan, yang disampaikan kepada seluruh peserta pengadaan.

Yang dimaksud dengan dokumen yang komprehensif adalah dokumen kontrak yang tidak hanya mengatur hak dan kewajiban para pihak secara jelas, tetapi juga mengantisipasi berbagai kemungkinan yang dapat timbul selama pelaksanaan proyek, termasuk pembagian risiko, mekanisme perubahan pekerjaan, penentuan kriteria perpanjangan jangka waktu pelaksanaan pekerjaan, pengelolaan klaim, serta penyelesaian sengketa. 

Dokumen kontrak yang disusun dengan baik tidak hanya berfungsi sebagai dasar pengaturan hubungan para pihak, tetapi juga menjadi instrumen utama dalam mengelola risiko, mengantisipasi potensi sengketa dan penyelesaiannya, serta memberikan kepastian dalam pelaksanaan proyek.

Standar kontrak internasional seperti FIDIC Yellow Book 1999 menyediakan kerangka kontraktual yang komprehensif antara lain untuk penyusunan particular conditions (syarat khusus) dan dokumen pendukung lainnya untuk mengakomodasi ketentuan hukum Indonesia, karakteristik proyek, serta hasil yang diharapkan employer (fit for intended purpose) dalam suatu proyek. Guna menyusun particular conditions (syarat khusus) tersebut, diperlukan konsultan hukum yang kompeten dan engineer dari beberapa disiplin yang berpengalaman. Keberhasilan penyusunan suatu kontrak dalam proyek tidak hanya ditentukan oleh pemilihan jenis kontraknya, tetapi juga dipengaruhi oleh kualitas pembuatan dalam penyesuaian yang dilakukan terhadap kondisi proyek yang dihadapi.

2. Manajemen Perubahan (Variation) Kontrak Harus Diantisipasi Sejak Awal dalam Syarat-Syarat Kontrak

Pada umumnya, proyek konstruksi berskala besar dan berdurasi panjang menghadapi berbagai perubahan dan tantangan yang berkembang seiring pelaksanaan proyek, mulai dari perubahan desain, penyesuaian metode kerja, hingga ditemukannya kondisi lapangan yang tidak teridentifikasi pada tahap awal.

Dalam kondisi demikian, keberadaan mekanisme pengelolaan perubahan (variation) kontrak yang jelas menjadi sangat penting untuk memastikan setiap perubahan dapat dikelola secara terukur tanpa menimbulkan dampak yang tidak terkendali terhadap biaya, waktu pelaksanaan, maupun kualitas hasil pekerjaan.  

Oleh karena itu, prosedur pengajuan, evaluasi, dan persetujuan setiap perubahan (variation) perlu diatur dalam draft kontrak sejak tahap pengadaan dan dikirimkan kepada seluruh peserta pengadaan, sehingga seluruh peserta pengadaan memiliki pemahaman yang sama mengenai hak dan kewajiban serta konsekuensi yang mungkin timbul dari perubahan tersebut, jika ada. Dengan pengaturan yang cukup, potensi perbedaan interpretasi maupun sengketa yang dapat memengaruhi biaya, waktu pelaksanaan, dan keberlangsungan proyek dapat diminimalkan.

Salah satu pembelajaran yang diperoleh dari proyek di Tuban adalah bahwa keberhasilan pengelolaan variation tidak hanya bergantung pada ketentuan kontrak yang sudah ada, tetapi juga pada kedisiplinan para pihak dalam mendokumentasikan setiap perubahan, menjaga komunikasi yang efektif, serta mengambil keputusan secara tepat waktu. 

Pengalaman tersebut menunjukkan bahwa keterlambatan dalam mengidentifikasi, mendokumentasikan, atau menyepakati suatu variation dapat berdampak pada biaya, jadwal pelaksanaan pekerjaan, dan efisiensi pelaksanaan proyek secara keseluruhan.

3. Dokumentasi Proyek sebagai Landasan Pengelolaan Risiko

Pada proyek konstruksi, berbagai keputusan penting diambil berdasarkan kondisi yang berkembang selama pelaksanaan pekerjaan. Oleh karena itu, setiap instruksi, korespondensi, notulen rapat, laporan kemajuan pekerjaan, maupun dokumen lainnya yang berkaitan dengan pelaksanaan proyek perlu didokumentasikan secara baik dan sistematis.

Pengalaman dalam proyek di Tuban menunjukkan bahwa dokumentasi yang memadai tidak hanya berfungsi sebagai catatan administratif, tetapi juga sebagai sumber informasi yang dapat digunakan untuk memahami latar belakang suatu keputusan, menelusuri kronologi suatu peristiwa, serta mendukung proses pengambilan keputusan sesuai prinsip tata kelola perusahaan (good corporate governance). Dokumentasi yang baik juga membantu para pihak dalam menjaga kesamaan pemahaman terhadap pelaksanaan pekerjaan dan perubahan-perubahan yang terjadi selama proyek berlangsung.

Selain mendukung kelancaran pelaksanaan proyek, dokumentasi yang lengkap memiliki peran penting dalam pengelolaan risiko. Ketika muncul perbedaan pandangan mengenai suatu kondisi atau kejadian tertentu, ketersediaan dokumen yang terdokumentasi dengan baik dapat membantu para pihak melakukan evaluasi secara objektif serta mempercepat penyelesaian permasalahan yang timbul, termasuk sebagai dokumen bukti di persidangan, jika diperlukan.

Oleh karena itu, salah satu pembelajaran penting dari proyek ini adalah dokumentasi proyek tidak seharusnya dipandang sebagai sekadar kewajiban administratif, melainkan sebagai salah satu bagian yang paling penting dari tata kelola proyek dan pengelolaan risiko secara keseluruhan.

4. Keputusan Teknis Sering Kali Memiliki Implikasi Hukum

Dalam pelaksanaan proyek konstruksi, berbagai keputusan yang pada awalnya hanya dipandang sebagai keputusan teknis sering kali memiliki konsekuensi kontraktual atau hukum yang perlu diperhatikan. Perubahan desain, penyesuaian metode pelaksanaan pekerjaan, perubahan urutan pekerjaan, maupun instruksi tertentu yang diberikan selama pelaksanaan proyek dapat memengaruhi hak dan kewajiban para pihak sebagaimana diatur dalam kontrak.

Selama pelaksanaan proyek di Tuban, pemahaman terhadap implikasi hukum dari suatu keputusan teknis menjadi penting untuk memastikan setiap tindakan yang diambil harus tetap sesuai dengan ketentuan kontrak dan tujuan proyek secara keseluruhan. Oleh karena itu, komunikasi dan koordinasi yang baik antara tim teknis, tim komersial, dan konsultan hukum perlu dilakukan secara berkelanjutan selama pelaksanaan proyek.

Salah satu pembelajaran pentingnya adalah bahwa pengelolaan proyek yang efektif tidak hanya memerlukan keahlian teknis, tetapi juga pemahaman terhadap implikasi kontraktual dan hukum yang menyertainya, dan karenanya konsultan hukum pun berperan penting dalam pelaksanaan dan pengelolaan suatu proyek.

5. Pencegahan Sengketa Merupakan Bagian dari Pengelolaan Risiko Proyek

Dalam proyek konstruksi berskala besar yang melibatkan berbagai pihak dan berlangsung dalam jangka waktu yang panjang, munculnya klaim maupun perbedaan pandangan terkait pelaksanaan kontrak merupakan hal yang tidak selalu dapat dihindari. Kompleksitas pekerjaan, perubahan kondisi proyek, serta perbedaan interpretasi terhadap ketentuan kontrak dapat menimbulkan berbagai isu yang perlu dikelola secara hati-hati oleh para pihak.

Berdasarkan pengalaman pendampingan proyek di Tuban, pengelolaan risiko yang baik tidak selalu berarti menghilangkan potensi atau tidak ada sengketa, melainkan memastikan bahwa setiap isu dapat diidentifikasi, didokumentasikan, dan ditangani secara tepat waktu sebelum menimbulkan dampak yang lebih besar terhadap pelaksanaan proyek. Dalam konteks tersebut, komunikasi yang efektif, dokumentasi yang memadai, serta pemahaman yang baik terhadap hak dan kewajiban para pihak berdasarkan kontrak menjadi faktor yang sangat penting.

Salah satu pembelajaran penting dari proyek ini adalah bahwa pencegahan sengketa perlu dipahami sebagai bagian dari upaya pengelolaan risiko proyek secara keseluruhan. Meskipun tidak seluruh perselisihan dapat dihindari, langkah-langkah mitigasi yang dilakukan sejak dini dapat membantu para pihak mengelola konsekuensi yang timbul dan menjaga agar pelaksanaan proyek tetap berjalan secara efektif.

Pengalaman dalam proyek ini juga menunjukkan bahwa keberhasilan suatu proyek konstruksi tidak hanya ditentukan oleh aspek teknis, tetapi juga oleh kualitas pengelolaan kontrak, dokumentasi, komunikasi, dan pengelolaan risiko yang dilakukan sepanjang pelaksanaan proyek. Pembelajaran yang diperoleh selama pendampingan proyek ini diharapkan dapat menjadi referensi bagi para pelaku industri konstruksi dalam menghadapi tantangan pada proyek-proyek yang akan datang.

Artikel ini merupakan hasil kerja sama antara Hukumonline dengan LDS & Partners.